0
СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЙ
СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЙ
Сроки хранения документов организаций, установленные федеральными законами,
иными нормативными правовыми актами Российской Федерации
Внимание!Информация о сроках хранения документов, установленных перечнями типовых архивных документов, и сроках хранения документов акционерных обществ в таблицу не включена и содержится непосредственно в тексте установивших их нормативных правовых актов.
Вид документа | Организации | Срок хранения | Основание |
ТРУД И ЗАНЯТОСТЬ НАСЕЛЕНИЯ | |||
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации | Работодатели или уполномоченные ими лица | В течение 5 лет со дня их оформления в установлен- ном порядке | п. 6 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв. Приказом Минздравсоц- развития РФ от 11.09.2009 N 739н |
Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы | |||
Второй экземпляр утвержденного работодателем акта о несчастном случае на производстве вместе с материалами расследования | Работодатель (его представитель), осуществляющий по решению комиссии учет данного несчастного случая на производстве | В течение 45 лет | ч. 6 ст. 230 и ч. 2 ст. 230.1 Трудового кодекса РФ |
Второй экземпляр акта о расследовании группового несчастного случая на производстве, тяжелого несчастного случая на производстве, несчастного случая на производстве со смертельным исходом вместе с материалами расследования | Работодатель, у которого произошел данный несчастный случай | В течение 45 лет | |
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве | Работодатели | В течение 45 лет | Форма 9, приведенная в приложении N 1, абз. 3 п. 30 и п. 35 Положения, приведенного в приложении N 2 к Постановлению Минтруда РФ от 24.10.2002 N 73 |
Вторые экземпляры утвержденного и заверенного печатью акта формы Н-1 (Н-1ПС) и составленного в установленных случаях акта о расследовании несчастного случая с копиями материалов расследования | Работодатели, осуществляющие по решению комиссии или государственного инспектора труда, проводивших расследование, учет несчастного случая | В течение 45 лет | |
Акты о расследовании несчастных случаев, квалифицированных по результатам расследования как не связанные с производством, вместе с материалами расследования | Работодатели | В течение 45 лет | |
Акт о случае профессионального заболевания вместе с материалами расследования | Организация, где проводилось расследование этого случая профессионального заболевания | В течение 75 лет | п. 33 Положения о расследовании и учете профессиональ- ных заболеваний, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 N 967 |
Эксплуатационные журналы | Организации, эксплуатирующие фреоновые холодильные установки | Не менее 3 лет | п. 1.20 ПОТ Р М-015-2000, утв. Постановлением Минтруда РФ от 22.12.2000 N 92 |
ФИНАНСЫ | |||
Налоги и сборы | |||
1. Общие вопросы | |||
Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов | Налогоплательщики | В течение 4 лет | пп. 8 п. 1 ст. 23 и пп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ |
Документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов | Налоговые агенты | В течение 4 лет | |
2. Налог на добавленную стоимость (НДС) | |||
Документы, подписанные электронной цифровой подписью, составление и выставление которых предусмотрено Порядком (совместно с применявшимся для формирования ЭЦП указанных документов сертификатом ключа подписи) | Участники электронного документооборота | В течение срока, установлен- ного для хранения счетов- фактур | п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов- фактур в электронном виде по теле- коммуникацион- ным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 N 50н |
Журнал учета, составленный на бумажном носителе или в электронном виде | Налогоплательщики, в том числе исполняющие обязанности налоговых агентов | В течение не менее 4 лет с даты последней записи | абз. 5 п. 13 и п. 15 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, приведенных в приложении N 3 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 |
4. Налог на прибыль организаций |
| |||
Документы, подтверждающие расходы на обучение | Налогоплательщики | В течение всего срока действия соответству- ющего договора обучения и 1 года работы физического лица, обучение, профессио- нальная подготовка или перепод- готовка которого были оплачены налогопла- тельщиком, в соответствии с заключенным с налогопла- тельщиком трудовым договором, но не менее 4 лет | абз. 2 пп. 2 п. 3 ст. 264 и п. 4 ст. 283 Налогового кодекса РФ | |
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка | В течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков | |||
6. Упрощенная система налогообложения (УСН) | |||
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду | Налогоплательщики | В течение всего срока использова- ния права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка | абз. 7 п. 7 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ |
7. Система налогообложения при выполнении соглашений о разделе продукции | |||
Первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов | Инвестор по соглашению или оператор соглашения | В течение всего срока действия соглашения | п. 2 ст. 346.42 Налогового кодекса РФ |
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность и справочные материалы, использованные при составлении бухгалтерской отчетности | Инвестор (оператор) | Не менее 5 лет после года, следующего за годом окончания работ по соглашению | абз. 4 п. 2 Указаний по отражению в бухгалтерском учете и отчетности операций при исполнении соглашений о разделе продукции, утв. Приказом Минфина РФ от 11.08.1999 N 53н |
Бухгалтерский учет и отчетность | |||
Полученные в письменной форме замечания | Организации - разработчики федерального стандарта | До утверждения федерального стандарта | ч. 6 ст. 27, ч. 1 и ч. 2 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" |
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней | Экономические субъекты - организации | В течение сроков, устанавлива- емых в соответствии с правилами организации государст- венного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года | |
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи | Не менее 5 лет после года, в котором они использова- лись для составления бухгалтер- ской (финансовой) отчетности в последний раз | ||
Инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств | Организации, являющиеся юридическими лицами по законодательству РФ (за исключением кредитных организаций и государственных (муниципальных) учреждений) | В течение срока, уста- навливаемого руководите- лем организации в соответствии с правилами организации государст- венного архивного дела, но не менее 5 лет | абз. 2 п. 80 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. Приказом Минфина РФ от 13.10.2003 N 91н |
Единая форма бухгалтерского учета гуманитарной помощи (содействия) N ГП-1 (вместе с документами, относящимися к поставке гуманитарной помощи) | Российские юридические лица - получатели гуманитарной помощи | Не менее 5 лет | раздел I и п. 1 раздела II Указаний по заполнению единой формы бухгалтерского учета гуманитарной помощи (содействия) N ГП-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ N 21, Минфина РФ N 29н от 03.04.2001 |
Аудиторская деятельность | |||
Рабочие документы | Аудиторские организации | В течение достаточного периода времени, исходя из особенностей деятельности аудитора, а также законода- тельных и профессио- нальных требований, но не менее 5 лет | п. 13 Правила (стандарта) N 2 "Докумен- тирование аудита", утв. Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 N 696 |
Документы, свидетельствующие о функционировании системы контроля качества | В течение времени, достаточного для того, чтобы лица, осуществляю- щие мониторинг, могли оценивать соблюдение принципов и процедур контроля качества услуг аудиторской организации, или в течение более длительного срока, если этого требуют нормативные правовые акты РФ | п. 93 Правила (стандарта) N 34 "Контроль качества услуг в аудиторских организациях", утв. Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 N 696 | |
ИНФОРМАЦИЯ И ИНФОРМАТИЗАЦИЯ | |||
Электронный документооборот. Электронная цифровая подпись | |||
Информация, внесенная в реестр сертификатов | Удостоверяющие центры | В течение всего срока деятельности удостоверяю- щего центра, если более короткий срок не установлен нормативными правовыми актами | ч. 6 ст. 13 и ч. 2 ст. 15 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" |
Информация, указанная в ч. 1 ст. 15 Федерального закона "Об электронной подписи" | Аккредитованные удостоверяющие центры | В течение срока их деятельнос- ти, если более короткий срок не предусмотрен нормативными правовыми актами РФ | |
Информация, внесенная в реестр квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи | Удостоверяющие центры, получившие аккредитацию в порядке, установленном законодательством РФ | В течение всего срока деятельности аккредито- ванного удостоверяю- щего центра, если более короткий срок не установлен нормативными правовыми актами РФ | п. 5 Порядка формирования и ведения реестров квалифициро- ванных сертификатов ключей проверки электронной подписи, а также предоставления информации из таких реестров, утв. Приказом Минкомсвязи РФ от 05.10.2011 N 250 |
ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ. ТАМОЖЕННОЕ ДЕЛО | |||
Внешнеэкономическая деятельность | |||
Документы, содержащие сведения, на основании которых осуществляется учет внешнеэкономичес- ких сделок для целей экспортного контроля | Российские участники внешнеэкономической деятельности | В течение 3 лет, если более длительный срок хранения не установлен законода- тельством РФ | п. 4 ст. 23 Федерального закона от 18.07.1999 N 183-ФЗ "Об экспортном контроле" |
Журналы учета внешнеэкономических сделок на бумажном носителе, а также бумажные носители учетных записей, содержащихся в журналах учета в электронном виде, и учетные документы | Российские участники внешнеэкономической деятельности | Не менее 3 лет, если более длительный срок их хранения не установлен законода- тельством РФ | п. 8 Правил учета внешне- экономических сделок для целей экспортного контроля, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.06.2012 N 583 |
Документация, связанная с проведением экспертиз | Российские организации, получившие в установленном порядке специальное разрешение на осуществление независимой идентификационной экспертизы товаров и технологий в целях экспортного контроля (экспертные организации) | В течение 3 лет, если более длительный срок хранения не установлен законода- тельством РФ | абз. 2 п. 16 Положения о проведении независимой идентификаци- онной экспертизы товаров и технологий в целях экспортного контроля, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.06.2001 N 477 |
Письменное заявление, копия Сертификата, документы, подтверждающие происхождение товара | Удостоверяющие организации (торгово-промышленные палаты) | В течение 2 лет | п.п. 2.10, 3.16, 4.8, 5.9 и 3.21 Положения о порядке оформления, удостоверения и выдачи сертификатов происхождения товаров, а также других документов, связанных с осуществлением внешнеэкономи- ческой деятельности, утв. постановлением Правления ТПП РФ от 23.12.2010 |
Письменное заявление, копия Сертификата СТ-1, документы, подтверждающие происхождение товара | В течение 3 лет | ||
Письменное заявление, копия Сертификата и документы, подтверждающие происхождение экспортируемого товара | В течение 2 лет | ||
Письменное заявление, копия Сертификата, документы, подтверждающие происхождение товара | В течение 2 лет | ||
Копия сертификата формы "А" и документы, на основании которых они были выданы | 3 года (в архиве) | ||